MEI Pode Ter Funcionário? Regras, Custos e Obrigações Fiscais

Se você é MEI e está crescendo, uma pergunta natural é: posso contratar um funcionário? A resposta é sim, mas com um limite importante e regras bem definidas. Diferente de uma empresa comum, o Microempreendedor Individual pode ter no máximo um funcionário registrado. Essa é uma das características fundamentais do regime de MEI — oferecer flexibilidade sem perder a formalidade, mas mantendo a operação enxuta.

Essa restrição existe para proteger justamente o pequeno negócio. Se você precisar de mais de um funcionário, será necessário migrar para um outro regime tributário, como Empresa Individual (EI) ou Sociedade Limitada (LTDA). Mas para quem está começando e precisa de uma mãozinha, um funcionário é suficiente para dar um salto na produtividade.

Quanto custa contratar um funcionário como MEI?

O custo de um funcionário vai muito além do salário que você vai pagar. Existem encargos obrigatórios que incidem sobre o valor mensal, e é importante conhecê-los para planejar o orçamento corretamente.

O funcionário deve receber no mínimo o salário mínimo vigente (em 2026, esse valor varia conforme a data, então consulte a tabela oficial do Governo Federal). Além disso, você precisa recolher: 8% de FGTS (Fundo de Garantia do Tempo de Serviço), 8% de contribuição ao INSS do empregado (descontado do salário), mais 20% de contribuição patronal ao INSS sobre a folha de pagamento.

Na prática, se o salário mínimo for R$ 1.412,00 (valor de referência), o funcionário receberá esse valor menos os descontos de imposto de renda (se houver) e os 8% de INSS. Mas você, como MEI, precisará desembolsar além do salário: os 20% de INSS patronal, os 8% de FGTS, além de algumas outras contribuições administrativas e sindicais que podem variar conforme o segmento. O custo total mensal para o MEI fica em torno de 30 a 35% acima do salário declarado.

Quais são as obrigações de quem contrata?

Ao contratar um funcionário, você passa a ter obrigações que precisam ser cumpridas rigorosamente. A primeira delas é registrar o funcionário na Carteira de Trabalho (CTPS) e na Prefeitura do seu município. Esse registro é fundamental e precisa ser feito antes do primeiro dia de trabalho.

Mensalmente, você precisa recolher os encargos devidos ao INSS e ao FGTS. O INSS é recolhido pela GPS (Guia da Previdência Social), normalmente até o dia 15 do mês seguinte. O FGTS é depositado em conta específica do funcionário até o dia 7 do mês seguinte. Falhar nesses prazos resulta em multas e juros.

Você também é obrigado a manter a folha de pagamento atualizada, com todos os dados do funcionário, valores, descontos e datas. Essa documentação deve estar disponível para possíveis fiscalizações. Além disso, qualquer acidente de trabalho deve ser comunicado ao INSS por meio da CAT (Comunicação de Acidente do Trabalho).

Outro ponto importante: você deve fornecer um ambiente de trabalho seguro, seguindo as normas de segurança ocupacional. Isso não significa que você precisa investir em equipamentos sofisticados, mas precisa cumprir as regras básicas de higiene e segurança da sua área de atuação.

E se o faturamento aumentar muito?

O MEI tem um limite de faturamento anual de R$ 81.000 (com tolerância de 20%, chegando a R$ 97.200). Se você ultrapassar esse limite, deixa de ser MEI automaticamente e precisa se enquadrar em outro regime.

A presença de um funcionário não muda esse limite — continua sendo R$ 81.000 por ano. Portanto, se seu negócio está crescendo e você está pensando em contratar alguém, faça as contas com cuidado: o custo adicional do funcionário pode consumir boa parte da sua margem de lucro. O planejamento financeiro é essencial para evitar surpresas no fim do mês.

Diferenças: funcionário registrado vs. autônomo

Você pode estar se perguntando: posso contratar um autônomo em vez de um funcionário? A resposta depende da situação. Um autônomo é aquele que presta um serviço específico e pontual, não é vinculado à empresa de forma contínua. Um funcionário é aquele que trabalha regularmente para você, sob suas ordens, em um horário específico.

Se você precisa de alguém trabalhando para você todos os dias, em horário fixo, fazendo tarefas contínuas — isso é um funcionário, e precisa ser registrado. Contratar como autônomo alguém que na verdade é funcionário é uma prática ilegal e pode resultar em multas pesadas. O MEI que fizer isso corre o risco de receber uma ação trabalhista, com possível condenação a pagar todos os encargos retroativos.

Comece com planejamento

Contratar um funcionário é um passo importante no crescimento do seu negócio, mas exige planejamento. Faça as contas: seu faturamento atual permite cobrir o custo adicional de 30 a 35% sobre o salário? Você tem capacidade operacional para treinar e gerenciar essa pessoa? Existem aplicações e ferramentas que podem facilitar o controle de folha de pagamento e encargos — a InovaMEI, por exemplo, oferece orientações e sugestões de como organizar esses dados.

Lembre-se também de verificar se há algum incentivo específico do seu município para MEI que contrata — alguns lugares oferecem reduções ou isenções temporárias. Converse com um contador ou com a prefeitura local para confirmar todos os procedimentos.